Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Fredrika Wetterhoff –säätiön rekisteriseloste ja tietosuoja

Päivitetty 21.12.2018

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Rekisterinpitäjä

Fredrika Wetterhoff -säätiö
Y-tunnus: 0205371-2
Wetterhoffinkatu 4
13100 Hämeenlinna

wetterhoff@wetterhoff.fi


Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Hannele Yrjö-Koskinen
Toiminnanjohtaja
Fredrika Wetterhoff -säätiö
Wetterhoffinkatu 4
13100 Hämeenlinna
hannele.yrjo-koskinen@wetterhoff.fi
 

Henkilörekisterin nimi

Wetterhoff-uutiskirjelista (sähköpostilista)
Wetterhoff-asiakasrekisteri (sähköpostilista)


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Wetterhoffin rekisterissä talletetaan Fredrika Wetterhoff -säätiön, Wetterhoffin talon, Wetterhoff-myymälän ja Wetterhoff-verkkokaupan palveluja ostaneiden asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, uutiskirjeen tilanneiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja.

Rekisteriin liittyvät sivustot:
https://www.wetterhoff.fi

Tietojen keräämisen tarkoitus:

Käyttäjän henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
  • palvelujen toteuttaminen ja palvelutarpeen kartoittaminen
  • asiakaspalvelun, toiminnan ja sivustojen kehittäminen
  • markkinointi, analysointi, mittaaminen ja tilastointi
  • mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  • tuotteiden ja palvelujen markkinointi 
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.


Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakkuus tai yhteistyökumppanuus on voimassa. Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä jokaisessa kirjeessä olevan linkin kautta.

 

Rekisteröitävät tiedot

Käyttäjänä sinusta voidaan kerätä seuraavia tietoja:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Yritysasiakkaan henkilö- ja/tai yritystiedot (y-tunnus, sähköpostiosoite, postiosoite, postitoimipaikka ja -numero)
  • Asiakassuhteen ylläpitoa koskevat tiedot; laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, myyjä- ja kumppanitiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaukset, peruutustiedot, ostoshistoria, toimitustiedot, tuotearvostelut ja -suositukset
  • Sivuston käyttäjän sähköpostiviestit
  • Sivuston käyttäjän luvat ja suostumukset
  • Käyttäjän käyttötiedot, kuten esimerkiksi linkkien klikkaaminen, sivut tai postaukset joilla vierailet, toimintojen ajankohta


Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan, kun käyttäjä tilaa uutiskirjeen, päivittää omia tietojaan, ostaa verkkosivujen kautta jonkin yrityksen tuotteen, liittyy ilmaisiin kilpailuihin tai arvontoihin, osallistuu Wetterhoffin viestintään tai markkinointiin, vuokraa tai ostaa Fredrika Wetterhoff –säätiön tiloja ja palveluja tai tiedustelee taustatietoja asiakassuhteen alkamiseksi. Tietoja saadaan myös evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

 

Henkilötietojen luovuttaminen

Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä.

Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä ainoastaan seuraavissa tapauksissa: 

  • Kun asiakastöissä maksujen välitys toteutetaan laskulla ja niitä käsitellään kirjanpidossa 

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Sähköpostilistalla olevien käyttäjien tietoja (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille:

 

Rekisterin suojaus

Huolehdimme tietoturvasta henkilötietojesi käsittelyssä. Käytämme asianmukaisia suojauskeinoja, kuten salasanoihin ja muihin turvakeinoihin perustuvaa pääsynhallintaa sekä tarvittaessa tietojen teknistä salausta. Toimintaympäristömme on vahvistettu palomuureilla ja asianmukaisilla haittaohjelmien torjuntaohjelmistoilla.

Käsittelemme tietojasi pääasiassa muodossa, josta ulkopuolinen ei pysty tunnistamaan sinua henkilönä. Tietojenkäsittelyyn liittyvät yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet Fredrika Wetterhoff –säätiön tietoturvapolitiikan noudattamiseen.

Fyysinen aineisto

Fyysisen aineiston määrä (tulosteet) on minimoitu. Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä kopioita säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy ainoastaan Fredrika Wetterhoff –säätiön hallinnolla.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Sähköisesti tallennettuja henkilötietorekistereitä säilytetään Wetterhoff-myymälän kassajärjestelmän, Wetterhoff-verkkokaupan asiakasrekisterin ja MailChimp-tietojärjestelmän lisäksi salasanasuojatussa varmuuskopiossa.

MailChimp-tietojärjestelmässä (The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, a State of Georgia limited liability company) käytetään sekä teknillisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. 

 

Tietojen tarkastusoikeus, korjaaminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

Tarkastusoikeus

  • Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön
  • Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta

Korjaaminen

  • Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista
  • Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot
  • Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön

Tietojen poistaminen

  • Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä jokaisessa kirjeessä olevan linkin kautta.
  • Linkki on joko englanninkielinen (unsubscribe) tai suomenkielinen (poista osoitteeni listasta).
  • Käyttäjä saattaa olla mukana useammalla sähköpostilistalla, jonka johdosta yritys saattaa silti lähettää viestejä ja materiaaleja, vaikka käyttäjä olisi mielestään poistunut sähköpostilistalta kerran.
  • Mikäli haluat poistua kaikilta listoilta samanaikaisesti, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen wetterhoff@wetterhoff.fi

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle.

 

  

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Hannele Yrjö-Koskinen
Toiminnanjohtaja
Fredrika Wetterhoff -säätiö
Wetterhoffinkatu 4
13100 Hämeenlinna
hannele.yrjo-koskinen@wetterhoff.fi